جهاد اداری: دفاتر خدمات اداری در بخش خصوصی

با وجود گسترش روزافزون برخورداری از رایانه و اینترنت در كشور هنوز اقشار وسیعی از جامعه از این امكان محروم هستند. لذا باید راهی برای برخورداری قاطبه مردم از این امكان فراهم آورد.

در راستای حل این مسئله تشكیل دفاتر خدمات مشاوره‌ای اداری توسط بخش خصوصی پیشنهاد می‌گردد. 

این دفاتر همچون دفاتر بیمه و یا دفاتر مشاوره مسكن می‌توانند در سطح شهر ایجاد گردند. این دفاتر به خطوط اینترنت مجهز خواهند بود و می‌توانند به راحتی از آن استفاده كنند. كافی نت‌ها نیز می‌توانند افرادی را برای كمک رسانی به متقاضیان ارتباط و كسب اطـّلاعات اداری اختصاص دهند. به این ترتیب كه در قبال مراجعه و كسب اطـّلاعات مورد نظر حق الزحمه را می‌ پردازند و احیانا اطـّلاعات را به صورت مكتوب، روی كاغذ (پرینت) دریافت می‌كنند.

همانطور كه دفاتر بیمه وابسته به شركت‌های بزرگتری هستند و آنها را نمایندگی می‌كنند، چنین سازمان‌های بزرگی در بخش خصوصی درمورد ارائه خدمات اداری می‌تواند تشكیل گردد.

نكته قابل توجّه آنكه این دفاتر و موسسات خدمات اداری می‌توانند خدماتی فراتر از اطـّلاع‌رسانی را انجام دهند و حیطه خدمات خود را به انجام امور اداری گسترش دهند. همانطور كه شركت پست و دفاتر پستی چنین خدماتی را در مورد ثبت نام كنكور ارائه می‌دهند. این دفاتر می‌توانند به نوعی كارهای مالی و بانكی را نیز انجام دهند. با این فرض كه آنها دارای كارت اعتباری باشند و استفاده از این كارت در ایران تسهیل و باب شود، آنها (دفاتر خدمات مشاوره‌ای خصوصی) می‌توانند وجوهی كه باید به حساب ادارات برای انجام خدمات ریخته شود را از حساب و اعتبار خویش هزینه كنند و وجه آنرا به صورت نقدی از مشتری دریافت دارند.

دفاتر خدماتی اداریبه صورت تخصصی نیز می‌تواند تشكیل گردد. به طور مثال دفاتری كه در امور خاصی تبحر دارند، مثل انجام امور اداری كسانی كه مایلند برای تحصیل به خارج سفر كنند، اعم از كارهای مربوط به گذرنامه، ثبت نام، ترجمه مدارک و ... .

این دفاتر می‌توانند با همكاری دفاتر خدمات پستی جلوی بسیاری از سفرهایی كه امروز اجتناب ناپذیر جلوه می‌كنند را بگیرند و ضمن انجام كار مفید برای كشور اشتغال بسیار زیادی را نیز بویژه در سطح نیروهای تحصیل كرده و مسلط به كار با رایانه ایجاد نمایند.

در نمودار زير شكل  ارتباط پیشنهادی دفاتر خدمات خصوصی با بانك‌های اطـّلاعات اداری مشخص شده است.

 

مدل ارتباط پیشنهادی دفاتر خدمات خصوصی با بانك‌های اطـّلاعات اداری

 

با توجّه به این كه در حال حاضر، دفاتر مخابراتی در اقصی نقاط كشور مستقر هستند، این دفاتر می‌توانند چنین خدماتی را نیز ارائه دهند. در این صورت مشكلات عدیده‌ای از روستائیان كشور برطرف می‌گردد.

مثلا شهرداری‌ها می‌توانند تمام مراحل گردش كار مربوط به صدور پروانه ساختمان را به آدرس پست الكترونیک متقاضی به صورت اتوماتیک مخابره كنند و متقاضی را از پیگیری‌ها و مراجعات مكرر بی نیاز نمایند. كافی است در زمان تشكیل پرونده، آدرس پست الكترونیک آنها نیز اخذ گردد. همچنین شهرداریبه راحتی‌  می‌تواند با بازنویسی مجدّد برنامه رایانه‌ای خود این اقدام را ممكن سازد.

منبع: جهاد اداری-  منبعث از استراتژی مدیریت اطلاع رسانی دستگاه های دولتی از نگاه امنیت ملی (رساله دکترای محمد حسن قدیری ابیانه -دکترای علوم دفاعی استراتژیک با گرایش مدیریت استراتژیک) سال 1384