جهاد اداری: صرفه جویی غلط در هزینه ها

یكی از نكاتی كه به كرات در ادارات مشاهده شده است، فرهنگ پاک كردن صورت مسئله به ضرر ارباب‌رجوع به جای حل آن است.

به طور مثال چون ممكن است كاركنان بخش كپی ادارات از دستگاه كپی اداره برای امور شخصی استفاده كنند و یا در دریافت وجه كپی از مراجعان سوء استفاده شخصی نمایند و یا به دلیل صرفه جویی در هزینه‌ها، استفاده از كپی ادارات را برای ارباب‌رجوع ممنوع كرده و ارباب‌رجوع را به تهیه كپی در بیرون اداره وادار می‌سازند و در این مورد اتلاف وقت و زحمات تردد ارباب‌رجوع برای تهیه كپی در بیرون اداره را لحاظ نمی‌كنند و یا برایشان اهمیّتی ندارد.

مشاهده شده است كه در برخی از ادارات تهیه پوشه برای تشكیل پرونده را نیز به ارباب‌رجوع محول می‌كنند. این امر ارباب‌رجوع را وادار می‌كند كه به خارج اداره برای تهیه پوشه مراجعه كرده كه این امر گاه مستلزم بالا پایین رفتن از پله‌های طبقات و عبور از خیابان‌های پر ترافیک و خطرآفرین است و به خصوص برای بسیاری از افراد، كاری دشوار و گاه خطرناک محسوب می‌گردد.

نقاط قوت:

§        وجود امكانات نسبی در ادارات نظیر دستگاه كپی

نقاط ضعف:

§        عدم لحاظ وضعیت جسمی، مالی و رفاهی و وقت و منافع مردم در برنامه ریزی‌های مدیریتی در صرفه جویی‌های اداری

§        وجود فرهنگ پاک كردن صورت مسئله بجای حل آن در مواقع مواجه شدن با مسائل و مشكلات

§        عدم ایجاد امكان تهیه كپی یا پوشه و ... در بسیاری از ادارات

§        ارجاع ارباب‌رجوع به بیرون از ادارات برای تهیه كپی و ...

پیشنهاد:

§         با توجّه به عواقب امر، مناسب است در این روال تجدید نظر شده و روش صرفه جویی را به نفع ارباب‌رجوع و منافع او اصلاح كنند.

§         استفاده از دستگاه كپی در ادارات برای ارباب رجوع

§         افزایش هزینه‌های جنبی مثل هزینه كپی به مبلغ كل دریافتی به صورت یكجا و عدم دریافت وجه مجزا

 

منبع: جهاد اداری-  منبعث از استراتژی مدیریت اطلاع رسانی دستگاه های دولتی از نگاه امنیت ملی (رساله دکترای محمد حسن قدیری ابیانه -دکترای علوم دفاعی استراتژیک با گرایش مدیریت استراتژیک) سال 1384